
由于文档管理在企业中一般都占据着较大的人力消耗比重,随着企业后续的发展壮大、业务不停拓宽,文档不断堆积加重对企业资料查找及归档是一种负担,也是一种典型的人力资源浪费。因此对于企业文档的管理就显得尤为重要和迫切。
为加强和方便企业内部的管理,物流公司自主研发了一套文档管理方案,借助之前上线的“基地数据智能平台”,将文档管理也搬到了线上。通过企业内部员工自个的账户登录系统,并根据系统的文档产生向导,一步一步按照流程选择文档、产生文档。最终将文档用户的信息和文档统一编号嵌入到文档中,供下载和使用。
那么使用文档管理的好处有哪些?
一、能够使文件管理更加简便和具有扩展性
企业员工再也不会因到处搜找文档模板而发愁了。系统上包含了所有企业内部使用的文档类型和模板,而且查找方便。节省了时间也提供了效率。同时一旦企业制定出新的文档类型也能快速上线到系统中,供大家使用,扩展度极高。
二、能够使文件管理更加统一化和有序化
由于文档生成的路径一致,避免了五花八门的文档格式和字体。同时通过系统产生并且嵌入的档案编号也是有且唯一的,十二码的档案编号中同时包含了部门信息、公司组织、产生日期以及文档类型,在只看到档案编号的时候就能立马分辨出文档的用途。
三、能够方便文档后续的查找和追踪
因为都是账户登录的线上文档产生,每一份的文档产生都有记录,包含时间和用途。所以通过电脑快速筛选将文档信息集结,可以令工作人员在短时间内获得想要的数据信息方便接下来的工作操作。
在线文档管理体现的就是省时、省力、高效率,而这些都是企业发展的最大动力。